Está tendo dificuldade para organizar as tarefas da sua empresa? Sua equipe anda perdida e não consegue trabalhar em conjunto? Você não consegue acompanhar o que cada um faz e, consequentemente, não vê resultados? Certamente o Trello pode te ajudar!
O Trello é uma ferramenta colaborativa que ajuda as equipes de uma empresa a trocarem informações com mais agilidade. Além de tarefas, ele também serve para organizar eventos, entre outras atividades, de forma dinâmica e funcional. Assim, você acompanha cada processo que acontece na empresa com uma noção ampla do contexto, de forma intuitiva e visual.
Isso porque o Trello permite criar quadros de ações e incluir pessoas da equipe. Dessa forma, ele se molda conforme o objetivo de cada um. Tudo isso oferecendo uma perspectiva de todos os projetos realizados pelo staff do seu empreendimento.
Sem dúvidas, essa é uma ferramenta que pode ajudar bastante a sua empresa a se organizar e obter resultados precisos. O melhor é que o Trello é gratuito, ou seja, você não paga nada para usar. E ele ainda não requer muito trabalho nem tempo para ser feito.
Então, se você ainda não sabe como usar esse instrumento, a Global Project explica. Na agência utilizamos o Trello para manter a organização, compartilhar ideias e criar soluções. Portanto, continue a leitura e conheça as funcionalidades dessa ferramenta com um mestre no assunto.
Conheça o Trello
Trello é um site que você pode acessar através de qualquer navegador, sem ser necessário uma instalação específica. Ele é gratuito para utilizar as principais funções e disponibiliza algumas utilidades premium, para assinantes. Mas fique tranquilo, pois com as aplicações gratuitas você já é capaz de manter uma ótima organização do seu negócio.
Além de estar disponível pelos navegadores, também é possível acessar a plataforma por aplicativos de dispositivos móveis. Esses apps são igualmente acessíveis de forma gratuita. Assim, seu organizador de tarefas está sempre à sua disposição, sem você precisar acessar por um computador.
Interface descomplicada
Poucas pessoas sabem disso, mas a interface do Trello foi criada com base no sistema Kanban. Criado pela Toyota, em 1960, esse método é muito eficaz, tanto que continua a ser usado na indústria até hoje. Esse sistema consiste na visualização ampla das tarefas através de colunas e cartões.
Quadros
Assim, o layout do Trello conta com diferentes “Boards”, ou seja, quadros que reúnem diversas listas e informações. Ao fazer login na plataforma, você é direcionado para todos os quadros que faz parte. Fora que, nessa página inicial, o usuário ainda tem a opção de criar mais boards. O ideal é criar um quadro específico para cada aspecto do seu empreendimento.
Colunas
Esses quadros são compostos por várias colunas, dispostas horizontalmente, nas quais você adiciona suas tarefas. Por exemplo, você acabou de fazer seu cadastro na plataforma e quer começar seu planejamento. Assim, você cria o quadro “Planejamento”, e adiciona 3 colunas: “Coisas para fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
Cartões
Dentro das colunas você adiciona as tarefas e ações que se encaixam em cada lista. Seguindo o exemplo acima seriam as ações a serem feitas, as em processo de andamento e as finalizadas. Essas tarefas são inseridas dentro de cartões que são os cards ou tickets contendo as informações da atividade.
Dentro dos cartões é possível escrever comentários, adicionar links e salvar anexos. Além disso, você também pode determinar prazos e acrescentar imagens nos cards, especificando o assunto de cada um deles. Por fim, ainda é possível movimentar esses tickets de uma coluna para a outra e realizar a transição da tarefa.
Por exemplo, você decide realizar a tarefa de um cartão da coluna “Coisas para fazer”. Desse modo, você arrasta esse cartão para a coluna “Em andamento”. Quando finalizar a atividade, basta mover o ticket para “Concluído” e facilmente você tem todas as ações simplificadas e visíveis.
Etiquetas
Ademais, existe a opção de incluir “Labels”, ou etiquetas por cores. Dessa forma, a coloração pode ser utilizada para sinalizar o status de determinado projeto ou atividade. Assim, essas etiquetas ajudam a organizar ainda mais as tarefas.
Um exemplo é adicionar um cartão em “Coisas para fazer” e indicar que essa tarefa precisa de aprovação. Isso pode ser feito marcando o ticket com uma etiqueta vermelha. Desse modo, após ser aprovado, você pode mudar a cor da etiqueta para verde indicando a aprovação.
Quais são as vantagens do Trello?
Além de ser facilmente acessível, ser prático e simples de usar, essa plataforma oferece outros benefícios. Assim, são vários os motivos para começar a usar o Trello no seu negócio.
Equipe em sintonia
Certamente, a plataforma libera a opção de criar quadros pessoais, mas o grande diferencial está nos trabalhos em equipe. Sem dúvidas, essa ferramenta é essencialmente útil para trabalhos em grupo. Isso porque os quadros possuem a opção de ser compartilhado com qualquer pessoa que tenha acesso à plataforma.
Assim, existem a possibilidade de marcar determinados parceiros nos cartões. Ademais, com o Trello você determina a função de cada membro da equipe em quadros separados, ou em conjuntos. Por exemplo, na Global Project usamos os quadros “Social Media”, “Design”, “Redação”, entre outros.
Todos os membros da Global têm acesso a esses quadros. Dessa forma, o profissional de Social Media pode adicionar cartões para o designer e para a redação, e vice-versa. Assim, todos ficam inteirados sobre o que os colegas estão trabalhando no momento e se programam de forma integrada.
Otimiza o gerenciamento
Sem dúvidas, a gestão de atividades e tarefa é o uso mais comum que se faz do Trello. Afinal, os quadros, com suas colunas, cartões e etiquetas são muito práticos na hora de fazer o gerenciamento dos trabalhos.
Fora que você ainda consegue observar como cada funcionário trabalha e quais são os resultados dessas atividades. Além disso, se você é freelancer ou só quer manter seu dia a dia organizado, é possível criar quadros semanais. Assim você adiciona em cada coluna as ações que foram feitas em casa dia da semana.
Criar tarefas, atribuir prazos e acompanhar a evolução em tempo real são alguns dos pontos de otimização proporcionados pelo Trello. O melhor é que isso não demanda muito tempo, já que criar esses quadros é muito simples.
Ajuda a ser mais produtivo
Com todas as tarefas que você precisa fazer simplificadas e visíveis em um quadro objetivo fica fácil ser mais produtivo. Uma das bases da gestão de processos é o ganho em produtividade, e com o Trello não é diferente. Já que a organização de todos as atividades necessárias para o seu negócio ficam evidentes, a produtividade aumenta.
Isso porque, com essa plataforma, o funcionário não fica perdido. Também acaba o trabalho de ficar atrás de outros membros da equipe para saber o que tem que fazer. Se todo mundo pode adicionar tarefas nos quadros, logo não há erro nem serviços esquecidos.
Fora que você não precisa mais ficar em cima de cada funcionário para descobrir o que eles estão fazendo. Pois basta olhar o quadro dele para saber o que tem sido feito. Dessa forma, com o uso correto essa ferramenta oferece muito mais produtividade em todos os aspectos de um negócio.
#ComoEuTrello
Aumentar a produtividade, manter a organização e fazer a equipe trabalhar em conjunto é essencial para qualquer negócio. Isso porque, são esses elementos que mantêm sua empresa atualizada e à frente da concorrência.
Além disso, com o Trello você nunca perde de vista suas metas e objetivos, se mantendo sempre no caminho certo. São esses os valores que a Global Project defende e executa durante mais de uma década de serviço. Por isso, se você está tendo muitas dificuldades para organizar o seu negócio, e precisa de uma ajudinha, fale conosco!
Somos uma agência 360º, especialista em marketing digital, mas que também oferece consultoria. Assim, se você não sabe o que fazer para melhorar seu negócio, a Global oferece o auxílio certo. Siga-nos no Facebook e Instagram para descobrir sua parceira ideal e ficar por dentro de mais dicas exclusivas.
