Atualmente é inegável a necessidade de saber gerir uma equipe virtual de forma correta. Cada vez mais a tecnologia avança e nós também precisamos evoluir de acordo com ela. Agora, já não é mais necessário manter todos os colaboradores em um mesmo escritório para trabalhar.
Assim, sua empresa precisa seguir o ritmo da tecnologia e inovar. Ou, pelo menos, saber como acompanhar esses avanços. Isso porque, nos dias de hoje, as mudanças acontecem rapidamente. Portanto, para não ser pego desprevenido, é preciso ter o conhecimento das novidades.
Inclusive, em 2020, a pandemia de Covid-19 mostrou a todos a importância de ter uma boa gestão de equipe virtual. Sem dúvidas, quando o isolamento social bateu à porta, muitas empresas passaram por maus bocados. Uma vez que não sabiam como coordenar a equipe a distância, muitos negócios sofreram graves riscos.
Entretanto, certamente, não é apenas durante quarentenas que o home office é necessário. Pelo contrário, existem várias situações em que uma equipe virtual é essencial. Fora que possuir um time online é muito mais econômico. Mas, então, como oferecer suporte e estabelecer tarefas à distância? Como manter uma boa comunicação e produtividade em uma equipe virtual?
A Global Project responde! Afinal, somos uma agência de Marketing Digital que aderiu à quarentena, com colaboradores trabalhando de casa durante a pandemia. Assim, separamos algumas dicas para você saber gerir, com eficiência, sua equipe virtual. Continue a leitura e confira!
Como gerenciar uma equipe virtual?
Antes de mais nada, é preciso entender as particularidades do seu time, para então fazer a boa gestão virtual. Cada pessoa é diferente, assim, eventualmente um membro demandará mais atenção em determinado foco. Enquanto o outro precisará de mais suporte em uma questão diferente.
Esses desafios ficam mais fáceis de contornar conforme você se organiza e aprimora sua qualidade de líder. Além disso, a tecnologia está ao seu favor, já que existem diferentes ferramentas que facilitam esse processo. Sem dúvida, é importante usá-las para criar uma estrutura ordenada para a gestão da sua equipe virtual.
Portanto, confira abaixo algumas estratégias que garantem a produtividade do seu time, mesmo em home office.
1- Conte com profissionais sérios
Acima de tudo, para sua gestão dar certo, é preciso contar com profissionais competentes e dedicados. Isso pois o home office requer disciplina e capacidade de adaptação rápida. Portanto, durante as entrevistas, não se esqueça de perguntar como o profissional lida com o home office.
Certamente, você não precisa manter a equipe inteira trabalhando de casa. Mas é importante que todos sejam eficientes e comprometidos à distância caso ocorra algum imprevisto, como foi a pandemia.
2- Defina metas e objetivos
Para criar uma rotina eficiente na sua equipe virtual, é preciso estabelecer exatamente o que você espera de cada colaborador. Uma vez que ele não estará ao seu lado, fica mais difícil monitorar o trabalho feito. Entretanto, você evita erros da parte do funcionário ao deixar muito claro as metas e objetivos que ele deve seguir.
Para tanto, é possível fazer, primeiramente, um encontro pessoal para alinhar as expectativas. Depois, conforme surgir a necessidade, basta acertar as ideias através de reuniões online. Outra ideia é dar autonomia para que a equipe converse entre si. Assim, um passa o que precisa ser feito para o outro, mantendo a produtividade.
3- Disponibilize documentos para a equipe virtual
Por causa da distância, é provável que a equipe não tenha acesso tão fácil às informações que envolvem a empresa. Assim, é preciso manter todos os dados muito bem documentados. Desse modo você evita erros que podem ser cometidos por falta de informação.
Ou seja, uma boa gestão de equipes virtuais exige um pouco mais de organização do que o normal. Portanto, todos os dados importantes devem ser disponibilizados de maneira clara e acessível. Inclusive, essa é uma estratégia que também pode prevenir erros no trabalho presencial.
4- Promova interações entre o grupo
Com certeza, para manter o controle é muito importante que as reuniões online sejam regulares. Entretanto, você também pode marcar encontros pessoais com cada um dos membros da equipe virtual. Essas reuniões podem ser individuais, mas é igualmente interessante promover encontros em grupo.
Assim, todo mundo pode se conhecer melhor e interagir de uma forma mais orgânica. Isso porque, é preciso que todos se deem bem para que o trabalho seja feito de maneira saudável. Nesse sentido você ainda pode promover as interações on-line, através dos famosos grupos de WhatsApp.
Afinal, equipes mais próximas tendem a se tornar mais colaborativas. Dessa forma, sua empresa obtém resultados muito melhores.
5- Motive sua equipe virtual
Sem dúvida, um profissional motivado é mais produtivo, e com o home office não é diferente. Portanto, um passo essencial para a gestão de qualidade é saber motivar a equipe. Mas é preciso saber dosar a intensidade da motivação dos funcionários. Algumas pessoas não se dão bem com abordagens mais agressivas. Por isso, conhecer muito bem os profissionais também é importante.
Por consequência, o ideal é promover um bom relacionamento entre você e o seu colaborador. Ao passo que essa interação é bem sucedida, o funcionário tem mais chances de vestir a camisa da empresa. Então, sempre que possível esteja à disposição para esclarecer dúvidas e dar sugestões.
Além disso, se mantenha aberto para conversas francas. Desse modo, seu funcionário se sentirá mais confortável em informar o que realmente se passa do outro lado da tela. Assim você consegue saber com exatidão se a equipe virtual está mesmo sendo produtiva.
6- Use ferramentas adequadas
Comunicação é a chave para a boa gestão da sua equipe virtual. Por isso, é indispensável usar ferramentas que contribuem para um diálogo completo. Sem dúvida, unir pessoas de vários lugares diferentes não é tão simples. Mas pode ser mais fácil com a ajuda da ferramenta certa.
Por exemplo, será necessário um aplicativo para as videoconferências. Outro ponto, já comentado, são as mensagens rápidas que, hoje em dia, são enviadas através do WhatsApp. Todo mundo já está no App, então por que não usar?
Sobretudo, um programa para compartilhar arquivos também é indispensável. Nesse sentido, existe uma ferramenta colaborativa chamada Trello. Com efeito, ela ajuda as equipes a trocarem informações com mais agilidade, de forma dinâmica e funcional. Assim, você acompanha cada processo que a sua equipe virtual realiza.
Confira nosso post sobre como usar o Trello para organizar o seu negócio.
Conclusão
Contar com uma equipe virtal, além de ser uma ação necessária em determinadas situações, oferece diversas vantagens para sua empresa. Isso porque você gasta menos com funcionários em home office, e se mantém em conformidade com as inovações tecnológicas. Sem dúvidas, tudo isso traz grandes benefícios para você sair à frente da concorrência.
Agora que você já sabe como gerir sua equipe à distância, que tal tentar colocar essas dicas em prática? Com certeza você obterá os resultados desejados e até vai sobrar caixa para investir mais no marketing digital. Assim, o seu negócio cresce cada vez mais e, nesse sentido, a Global é sua parceira ideal!
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